Informacja o przetwarzaniu danych osobowych 

Kontrahentów / potencjalnych Kontrahentów
(osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą)

‍

Szanowna/y Pani/Panie, 

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO”), informujemy jak poniżej:

‍

1. KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH?

Administratorem  Pani/ Pana („Kontrahenta”) danych osobowych jest HADEX- GAZ ZIEMNY SP. Z O.O. z siedzibą w Poznaniu (60-451 Poznań), ul. Jana Henryka Dąbrowskiego 536, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000548691, NIP: 7811908079, REGON: 361043840 (zwana dalej „Hadex” lub „Administratorem”). Administrator jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych osobowych oraz przetwarzanie ich zgodnie z przepisami prawa. 

‍

2. DANE KONTAKTOWE  ADMINISTRATORA

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych osobowych (IOD). W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych i przysługujących Pani/Panu praw w związku z nawiązaniem współpracy/ współpracą, można się kontaktować z Administratorem pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w punkcie 1 lub na adres mail: biuro@hadex.energy

‍

3. SKĄD POZYSKALIŚMY ORAZ JAKIE PANI/ PANA DANE PRZETWARZAMY:

Pani/ Pana dane zostały pozyskane w związku z nawiązaniem współpracy:

• bezpośrednio od Pani/ Pana, na etapie zawierania umowy,
• z innych źródeł (od dostawców baz danych, którym wyraziła Pani/ Pan zgodę na udostępnienie partnerom firmy, z której usług Pani/ Pan korzysta), o czym niezwłocznie Pani/ Pan zostanie powiadomiona/y.   

Administrator będzie przetwarzać następujące Pani/ Pana dane osobowe w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji Umowy tj.:  imię, nazwisko, nr PESEL/ NIP, seria i numer dowodu osobistego/ paszportu,  dane kontaktowe: adres zamieszkania/ zameldowania/korespondencyjny/ dostawy usługi, adres e-mail, numer telefonu; dane dotyczące Umowy: przedmiot, warunki, parametry usługi, dane, dane dot. współpracy,  ceny, dane zawarte w fakturach, wielkość należności/ zobowiązań, nazwa banku oraz numer rachunku bankowego i inne dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją Umowy.

‍

4. JAKIE SĄ CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA?

Administrator informuje, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych prowadzone będzie: 

1. w celu wykonania umowy sprzedaży usług (dalej „Umowa”) lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem takiej Umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia RODO), 
2. w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia RODO). Cele przetwarzania wynikające z prawnie uzasadnionych interesów Administratora obejmują: 

• ustalenie, obronę lub dochodzenie przez Administratora roszczeń wynikających z Umowy, której Kontrahent jest stroną lub związanych z działalnością Administratora, 
• weryfikację wiarygodności płatniczej Kontrahenta,
• marketing bezpośredni produktów i usług własnych Administratora, przez okres niezbędny do realizacji tego celu, nie dłużej jednak niż do momentu złożenia przez Odbiorcę sprzeciwu przeciwko przetwarzaniu jego danych osobowych dla celów marketingu bezpośredniego.
• badanie satysfakcji ze świadczonych usług, 

3. w celach każdorazowo określonych w treści zgody na przetwarzanie danych osobowych, udzielonej przez osobę, której dane dotyczą (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia RODO), które obejmują w szczególności:

• otrzymywania od Administratora informacji handlowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, 
• używania przez Administratora wobec Klienta, dla celów marketingu bezpośredniego, telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących, w tym telefonów, SMS-ów i MMS-ów.

‍

5. JAK DŁUGO BĘDZIEMY WYKORZYSTYWAĆ PANI/ PANA DANE OSOBOWE? 

Pani/Pana dane osobowe będą wykorzystywane (w tym przechowywane), przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, to jest:

• w przypadku żądania zawarcia Umowy przez osobę, której dane dotyczą  – nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia wystąpienia z żądaniem, a w przypadku realizacji Umowy – do momentu jej wygaśnięcia lub rozwiązania oraz dodatkowy okres 5 lat licząc od końca roku rozwiązania/wygaśnięcia Umowy zgodnie z wymogami przepisów prawa podatkowego,
• w przypadku dochodzenia przez Administratora lub obrony przed roszczeniami – przez okres przedawnienia roszczeń, o którym mowa w art. 118 Kodeksu cywilnego oraz dodatkowe 12 miesięcy, po upływie okresu przedawnienia,
• w przypadku weryfikacji wiarygodności płatniczej lub badania satysfakcji klientów - nie dłużej niż do rozwiązania Umowy,
• w przypadku marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych Administratora, przez okres niezbędny do realizacji tego celu, nie dłużej jednak niż do momentu złożenia przez Klienta sprzeciwu przeciwko przetwarzaniu jego danych osobowych dla celów marketingu bezpośredniego,
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody osoby, którego dane dotyczą do chwili cofnięcia tej zgody.

‍

6. KOMU PRZEKAZUJEMY PANI/ PANA DANE?

Z zachowaniem wszelkich gwarancji bezpieczeństwa danych, Pani/ Pana dane możemy przekazać (oprócz osób upoważnionych przez Administratora) także innym podmiotom, w tym: 

• upoważnionym do ich otrzymywania na podstawie obowiązujących przepisów prawa (tj. sądy, organy ścigania lub inne organy administracji),
• świadczącym usługi doręczania korespondencji i przesyłek,
• świadczącym usługi informatyczne i telekomunikacyjne,
• świadczącym usługi księgowo - finansowe lub podatkowe,
• świadczącym usługi prawne i windykacyjne,
• świadczącym usługi promocyjno – marketingowe,
• podmiotom świadczące usługi płatnicze,
• innym administratorom (np. kancelariom notarialnym lub prawnym) współpracującym z nami w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. 

‍

7. CZY DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZEKAZYWANE POZA EOG?

Nie przewiduje się przekazywania Pani/Pana danych osobowych do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. 

W przypadku, gdy realizacja celów Umowy będzie wymuszała przekazanie danych poza obszar EOG, będzie to realizowane wyłącznie w zakresie przewidzianym przez prawo, za Pani/ Pana zgodą, a także będzie Pani/ Pan o tym odrębnie poinformowana/y. 

‍

8. JAKIE MA PANI/ PAN PRAWA? 

Prawo dostępu do danych - Ma Pani/Pan ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, w tym także prawo potwierdzenia, czy Administrator przetwarza dane osobowe oraz do uzyskania informacji dotyczących tego przetwarzania.

Prawo sprostowania swoich danych - Ma Pani/Pan prawo do żądania od Administratora sprostowania swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.

Prawo do bycia zapomnianym  - Ma Pani/Pan ma prawo do żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia swoich danych osobowych, w szczególności:

• gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane, w szczególności w przypadku rozwiązania Umowy i upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• wycofania zgody, na której opiera się przetwarzanie danych osobowych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania, 
• gdy dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
• dane osobowe muszą być usunięte w celu wykonania obowiązku wynikającego z obowiązujących przepisów, któremu podlega Administrator. 

Prawo ograniczenia przetwarzania danych - Ma Pani/Pan ma prawo do żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadku, gdy:

• kwestionuje Pani/Pan prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych; 
• przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale sprzeciwia się Pani/Pan usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania; 
• Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one Pani/Panu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; 
• został wniesiony przez Panią/Pana sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw Pani/Pana sprzeciwu. 

Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych - Ma Pani/Pan prawo zgłaszania sprzeciwu w dowolnym momencie przeciwko przetwarzaniu swoich danych osobowych, przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (por. pkt. 3.2. niniejszej informacji). Pomimo wniesienia sprzeciwu Administrator będzie mógł nadal przetwarzać Pani/Pana dane osobowe (z wyłączeniem przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego), jeżeli wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie - W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest Pani/Pana zgoda, ma Pani/Pan prawo do wycofania tej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 

Prawo do wniesienia skargi - Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do  organu nadzoru z zakresu przetwarzania danych osobowych – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa).

W celu skorzystania z powyższych uprawnień, z wyłączeniem prawa skargi do organu nadzorczego, należy skontaktować się z Administratorem. Dane kontaktowe wskazane zostały w punkcie 2 niniejszej informacji.

‍

9. INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI, W TYM PROFILOWANIU

Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, oparty wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, zatem Pani/ Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegać profilowaniu. 

Jeśli Pani/ Pana dane będą wykorzystane w przy podejmowaniu decyzji w oparciu  przetwarzanie danych osobowych w  sposób zautomatyzowany, odbędzie się to za Pani/ Pana zgodą oraz  będzie Pani/ Pan o tym odrębnie powiadomiona/y.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych 

Kontrahentów/ potencjalnych Kontrahentów (osoby prawne)

‍

Szanowna/y Pani/Panie, 

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO”), informujemy jak poniżej:

‍

1. KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH?

Administratorem  Pani/ Pana („Kontrahenta”) danych osobowych jest HADEX- GAZ ZIEMNY SP. Z O.O. z siedzibą w Poznaniu (60-451 Poznań), ul. Jana Henryka Dąbrowskiego 536, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000548691, NIP: 7811908079, REGON: 361043840 (zwana dalej „HADEX” lub „Administratorem”). Administrator jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych osobowych oraz przetwarzanie ich zgodnie z przepisami prawa. 

‍

2. DANE KONTAKTOWE  ADMINISTRATORA

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych osobowych (IOD). W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych i przysługujących Pani/Panu praw w związku z nawiązaniem współpracy/ współpracą, można się kontaktować z Administratorem pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w punkcie 1 lub na adres mail: biuro@hadex.energy

‍

3. ZAKRES DANYCH I ŹRÓDŁA ICH POCHODZENIA 

Pani/ Pana dane zostały pozyskane na mocy współpracy podmiotu, który Pani/ Pan reprezentują, z Administratorem. 

Administrator będzie przetwarzać następujące Pani/ Pana dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy tj.:

• jeśli jest Pani/ Pan osobą reprezentującą podmiot (pełnomocnikiem) lub wskazaną do nadzoru nad realizacją Umowy, przetwarzane będą dane:  imię, nazwisko, nazwa firmy, funkcja w organie/ stanowisko organizacyjne, dane kontaktowe: służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu,
• jeśli jest Pani/ Pan/ pracownikiem delegowanym do wykonania prac związanych z realizacją Umowy przetwarzane będą dane:  imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko organizacyjne, dane kontaktowe: służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu.

‍

4. JAKIE SĄ CELE PRZETWARZANIA?

Pani/ Pana dane osobowe będziemy wykorzystywać w następujących celach:

• realizacja obowiązków lub praw Administratora wynikających z umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy), 
• realizacja obowiązków prawnych Administratora związanych z umową, np. prowadzenia dokumentacji rachunkowej, spraw podatkowych, w celu sprawdzenia członków organów i beneficjentów w związku z unijnymi i polskimi przepisami sankcyjnymi – jeśli dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny), 
• dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami, związanymi ze współpracą lub też w związku z potrzebą wykazania określonych faktów, mających w tym zakresie istotne znaczenie dla Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes); terminy dochodzenia roszczeń wynikających z umowy szczegółowo określa Kodeks cywilny, 
• kontakt z przedstawicielami Stron Umowy lub osobami wskazanymi do kontaktu w zakresie dotyczącym współpracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes).

Przekazanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji Umowy oraz innych wskazanych powyżej celów Administratora. Odmowa przekazania danych może się wiązać z brakiem możliwości realizacji Umowy oraz innych wskazanych celów Administratora. 

‍

5. JAK DŁUGO BĘDZIEMY WYKORZYSTYWAĆ DANE? 

Pani/ Pana dane będziemy wykorzystywać przez okres niezbędny do realizacji opisanych powyżej w pkt. 4 celów. W zależności od podstawy prawnej będzie to odpowiednio: 

• okres współpracy z Administratorem, 
• okres wynikający z przepisów prawa, 
• okres przedawnienia roszczeń, 
• okres do momentu ewentualnego złożenia skutecznego sprzeciwu. 

‍

6. JAKIE MA PANI/ PAN PRAWA W ZWIAZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH? 

Może Pani/ Pan złożyć do nas wniosek o: dostęp do danych osobowych (informację o przetwarzanych danych osobowych oraz kopię danych), sprostowanie danych (gdy są one nieprawidłowe), przeniesienie danych (w dwóch przypadkach określonych w RODO), usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych osobowych - na zasadach określonych w RODO. 

Niezależnie od praw wymienionych wyżej może Pani/ Pan w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pani/ Pana danych, jeśli podstawą prawną wykorzystywania danych jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

‍

7. KOMU PRZEKAZUJEMY PANI/ PANA DANE OSOBOWE?

 Z zachowaniem wszelkich gwarancji bezpieczeństwa danych, Pani/ Pana dane możemy przekazać (oprócz osobom upoważnionym przez Administratora) innym podmiotom, w tym: podmiotom uprawnionym do ich otrzymywania zgodnie z przepisami prawa, podmiotom przetwarzającym je w naszym imieniu (np. dostawcom usług technicznych i podmiotom świadczącym nam usługi doradcze, księgowości) oraz innym administratorom (np. kancelariom notarialnym lub prawnym). 

‍

8. CZY DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZEKAZYWANE POZA EOG?

Nie przewiduje się przekazywania Pani/Pana danych osobowych do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W przypadku, gdy realizacja celu Umowy będzie wymuszała przekazanie danych poza obszar EOG odbędzie się to za Pani/ Pana zgodą oraz będzie Pani/ Pan o tym odrębnie poinformowana/ y. 

‍

9. PRAWO WNIESIENIA SKARGI

Przysługuje Pani/ Panu, jako podmiotowi danych, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

‍

10. INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI, W TYM PROFILOWANIU

Informujemy, że Pani/ Pana dane nie będą wykorzystywane dla podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

Jeśli Pani/ Pana dane będą wykorzystane w przy podejmowaniu decyzji w oparciu  przetwarzanie danych osobowych w  sposób zautomatyzowany, odbędzie się to za Pani/ Pana zgodą oraz będzie Pani/ Pan o tym odrębnie poinformowana/ y. 

‍